Ein Word-Dokument signieren

Einer der wichtigsten Schritte auf dem Weg zu einem wahrhaft papierlosen Büro ist die elektronische Unterschrift in Word. Wenn du ein Dokument ausdrucken, dann signieren und schließlich wieder einscannen musst, ist das nicht nur mühsam, sondern schlichtweg unnötig. Hier zeigen wir dir die beiden Möglichkeiten, mit denen du eine Signatur in Word erstellst.

Zwei Methoden zum Signieren eines Word-Dokuments

Du hast zwei Möglichkeiten, deine Unterschrift in ein Word-Dokument einzufügen:

  • Du scannst die Unterschrift.
  • Du erstellst die Signatur direkt in Word, z. B. mit einem Wacom Pen.

Ein Wacom Pen ist die bequemere Lösung – ganz besonders, wenn du häufig Dokumente elektronisch signieren möchtest. Und mit dem Stift kannst du noch viel mehr tun, beispielsweise elektronische Randnotizen in Word eintragen oder auch zeichnen. Beide Möglichkeiten zum Signieren eines Word-Dokuments werden hier näher erklärt.

Signieren in Word mit einem Wacom Pen

Du kannst ein Word-Dokument mit einem Wacom Stifttablett oder einem Stift-Display signieren. Damit schreibst du wie auf Papier, nur eben digital.

So signierst du ein Word-Dokument mit dem Wacom Stift:

  • Öffne das Dokument in Word.
  • Klicke in der Symbolleiste auf „Zeichnen“, damit du die Unterschrift einfügen kannst.
  • Wähle einen geeigneten Stift aus.
  • Für die Unterschrift brauchst du eine relativ dünne Linie.
  • Wähle eine geeignete Farbe aus. Schwarz oder Dunkelblau ist für diesen Zweck besonders gut.
  • Damit hast du alle nötigen Einstellungen für den Wacom Pen festgelegt. Jetzt kannst du den Stift auf das Unterschriftsfeld setzen und genauso wie auf einem normalen Blatt Papier unterschreiben.
  • Speichere das signierte Dokument.

Statt mit einem Wacom Pen könntest du natürlich auch einfach mit der Maus oder dem Zeigefinger auf dem Touchpad unterschreiben, aber das wird meist sehr krakelig und wirkt unprofessionell.

Wir empfehlen dir, das Dokument jetzt als PDF zu speichern, damit es später nicht mehr geändert werden kann.

Der Vorteil gegenüber einer eingescannten Unterschrift liegt auf der Hand: Diese Signatur sieht viel authentischer aus.

Eine Unterschrift scannen und in Word einfügen

Alternativ kannst du deine Originalunterschrift auf Papier scannen und als Bilddatei auf dem Computer speichern. Die Größe des fertigen Bilds muss dabei noch entsprechend angepasst werden. Für diese Option fallen folgende Schritte an:

  • Unterschreibe nach Möglichkeit auf einem weißen Blatt Papier.
  • Scanne das Blatt ein und speichere das Dokument als GIF-, JPG- oder PNG-Datei.
  • Öffne die Bilddatei und klicke in der Symbolleiste auf „Zuschneiden“.
  • Wähle einen möglichst kleinen Bildbereich aus, auf den das Bild zugeschnitten werden soll. Deine Unterschrift muss allerdings vollständig sichtbar sein.
  • Klicke auf „Speichern“.
  • Öffne das Word-Dokument, in das du die Unterschrift einfügen möchtest.
  • Setze den Cursor in den gewünschten Abschnitt und klicke auf „Einfügen“ > „Bilder“.
  • Wähle das Bild aus, in dem du deine Signatur gespeichert hast.
  • Du kannst die Größe und Position der Signatur durch Ziehen mit der Maus verändern.

Der Vorteil dieser Methode: Du musst die Unterschrift nur einmal scannen und vorbereiten. So hast du deine elektronische Unterschrift in Word später immer gleich griffbereit. Der Nachteil: Oft sieht das nicht gerade professionell aus, weil du zusammen mit der Unterschrift auch das Papier fotografiert hast, auf dem du unterschrieben hast. Wenn du die Signatur als Bild einfügst, hebt sie sich daher fast immer deutlich vom Dokumenthintergrund ab. Viele Unterschriften sind zudem von Natur aus geschwungen und zur Seite geneigt, sie laufen nach oben oder unten und bleiben nicht auf der Unterschriftslinie. Diese individuellen Merkmale gehen durch diese Option verloren. Du brauchst also ein wenig Geschick, wenn du die gescannte Signatur zuschneidest.

Eine elektronische Unterschrift in Word ausschneiden

Trenne deine Unterschrift wie folgt vom Hintergrund ab.

  • Speichere die gescannte Unterschrift als PNG-Datei.
  • Öffne die Unterschrift in Word.
  • Klicke mit der rechten Maustaste auf das Bild und wähle „Grafik formatieren“.
  • Unter „Grafik formatieren“ werden vier Symbole angezeigt. Klicke auf das äußerst rechte Symbol (Berge mit Sonne).
  • Unten im Dialogfeld wird jetzt „Neu einfärben“ angezeigt.
  • Mache den Hintergrund mit der Option „Schwarzweiß: 50 %“ unsichtbar.

Wenn du etwas Erfahrung mit Bildbearbeitungsprogrammen hast, kannst du auch einen transparenten Hintergrund erstellen, sobald du die Unterschrift zugeschnitten hast. In diesem Fall kannst du die Unterschrift mit den folgenden Einstellungen ästhetisch ansprechend über einem Text oder auf einer Linie platzieren.

  • Markiere das Bild mit der Unterschrift mit der Maus.
  • Klicke in der Menüleiste auf den Befehl „Bildformat“.
  • Wähle „Textumbruch“ > „Vor den Text“.
  • Jetzt kannst du die Unterschrift mit der Maus auf eine Linie oder über einen Text ziehen.

Rechtsgültigkeit der elektronischen Unterschrift

Insbesondere bei Unterschriften in elektronischer Form sind die Sicherheit und die Echtheit von Dokumenten wichtig. Es ist nur allzu leicht, eine Unterschrift in elektronischen Dokumenten zu fälschen. Im Prinzip kann jeder, der ein Dokument mit deiner eigenhändigen Unterschrift hat, diese Unterschrift abfotografieren und elektronisch in ein Word-Dokument einfügen. Genau deshalb gibt es verschiedene Sicherheitsstufen für elektronische Unterschriften. Die sicherste Möglichkeit ist eine digitale Signatur mit Zertifikat. Für bestimmte Dokumente ist dies sogar vorgeschrieben, damit deine Unterschrift überhaupt gültig wird. Bei anderen Dokumenten, z. B. in einem Bewerbungsschreiben oder für die Kündigung eines Abonnements, reicht es völlig, wenn du ein Bild mit deiner digitalen Unterschrift einfügst oder das Dokument gleich mit dem Wacom Pen unterschreibst. Die Software von Wacom für die digitale Tinte beruht auf der WILL-Technologie (Wacom Ink Layer Language). Diese Technologie gibt deine Unterschrift auf vielen Geräten und in zahlreichen Anwendungen mit biometrischer Genauigkeit wieder.

Dokument nur als PDF teilen

Gib deine elektronische Unterschrift unter keinen Umständen im Word-Format weiter. Ohne Schreibschutz kann das Word-Dokument, in dem sich deine Unterschrift befindet, viel zu einfach überarbeitet und zu unseriösen Zwecken missbraucht werden. Speichere das Dokument darum immer als PDF-Datei und gib es auch nur als PDF-Datei weiter.

Nicht nur digitale Unterschriften: Mehr Möglichkeiten mit dem Wacom Pen

Mit dem Wacom Pen kannst du natürlich noch viel mehr tun, als nur etwas zu unterschreiben. Du kannst damit beispielsweise Randnotizen eintragen, Textstellen hervorheben, digitale Mindmaps erstellen und sogar Porträts und Landschaftsbilder zeichnen. Schau doch einmal in unsere Lernprogramme „Einen Hund zeichnen“ oder „Ein weibliches Gesicht zeichnen“. Den Wacom Pen verwendest du wie einen ganz normalen Bleistift oder Füllfederhalter, aber mit dem Vorteil, dass du alles in digitaler Form bekommst.

Word-Dokumente unterschreiben. Erste Schritte mit dem Wacom One.

Dank eines 13,3-Zoll-Bildschirms mit natürlichem Oberflächenwiderstand und minimaler Reflexion erzeugt das Wacom One ein Gefühl wie mit dem Stift auf Papier. Der Stift liegt leicht und natürlich in der Hand und verwandelt sich in der gewählten Software in einen Bleistift, Pinsel oder Kreide. Er lässt sich sogar als Radierer verwenden. Ideal zum Unterschreiben von Dokumenten. Die Kreativsoftware ist im Lieferumfang enthalten, ebenso wie die Möglichkeit, eine Verbindung zu deinem Mac oder PC oder auch bestimmten Android-Geräten herzustellen.

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Mit einem Wacom Eingabestift kannst du auf deinem mobilen Gerät schreiben und handschriftlich Notizen machen.

Info über Wacom

Wacom verfolgt die Vision, Menschen und Technologie durch natürliche Schnittstellentechnologien enger zusammenzubringen. Diese Vision hat das Unternehmen zum weltweit führenden Hersteller interaktiver Stifttabletts und -Displays sowie digitaler Eingabestifte und Lösungen für die Speicherung und Verarbeitung digitaler Signaturen gemacht. Die fortschrittliche Technologie der intuitiven Eingabegeräte von Wacom wurde bei einigen der aufregendsten Werke in den Bereichen Digital Art, Film, Spezialeffekte, Mode und Design weltweit eingesetzt und bietet Geschäfts- und Privatanwendern als führende Schnittstellentechnologie die Möglichkeit, ihre Persönlichkeit zum Ausdruck zu bringen. Wacom wurde 1983 gegründet und ist ein globales Unternehmen mit Sitz in Japan (Tokyo Stock Exchange 6727) mit weltweiten Tochtergesellschaften und Niederlassungen zur Bereitstellung von Marketing und Vertrieb in über 150 Ländern.

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