如何簽署 Word 文件
實現真正無紙化辦公的重要步驟之一便是 Word 電子簽名。印出文件、簽名然後再掃描起來實在很煩人，而且根本沒有必要。在 Word 建立簽名有兩種方法，我們會在這裡示範給你看。
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兩種簽署 Word 文件的方法
想在 Word 文件插入你的簽名，有兩種方法：
- 掃描簽名。
- 直接在 Word 建立簽名。例如，使用 Wacom 數位筆。
Wacom 數位筆是更加方便的解決方案，特別是如果你經常想透過電子方式簽署文件。此外，數位筆還可以用於其他用途，例如在 Word 建立電子旁註或用來繪圖。我們會在下方說明簽署 Word 文件的兩種可能方式。
使用 Wacom 數位筆在 Word 簽名
如果想簽署 Word 文件，我們可以使用 Wacom 數位板或手寫液晶顯示器。使用起來就像在紙上書寫，差別在於這是數位的方式。
如果想使用 Wacom 數位筆簽署 Word 文件，步驟如下：
- 用 Word 開啟文件；
- 按一下工具列的「繪圖」(Draw) 插入簽名；
- 選擇合適的數位筆。
- 選擇相對來說比較細的線條來簽名。
- 選擇適合的顏色，黑色或深藍色的效果尤佳。
- 現在，Wacom 數位筆已經做好適當設定，你接下來可以把筆放在簽名欄，然後像在一般紙張上簽名。
- 儲存已經簽好名的文件。
當然，如果不用 Wacom 數位筆的話，你也可以使用滑鼠或食指在觸控板上建立簽名。不過，這通常看起來會有點歪七扭八而且很不專業。
簽完名之後，我們建議你把文件另存成 PDF 檔，如此一來之後便無法再行修改。
與掃描簽名相較，這種簽名方法的優勢很明顯，因為簽名看起來更真實。
如何透過掃描在 Word 插入簽名
第二種方式是在拍攝或掃描你在紙上的原始簽名，然後以影像檔儲存在電腦裡。確保最終影像大小適當。如果選擇這個方法，需執行以下步驟：
- 可以的話，請在一張白紙上寫下你的簽名。
- 接著掃描這張紙，並將文件存成 GIF、JPG 或 PNG 檔。
- 開啟影像檔，然後在工具列點選「裁剪」(Crop)。
- 裁剪時，影像範圍盡量選小一點。但是，你的簽名應該要能完全可見。
- 按一下「儲存」(Save)。
- 開啟想要插入簽名的 Word 文件。
- 把游標放在相應位置，然後按一下「插入」(Insert)>「圖片」(Images)。
- 選擇你之前儲存的簽名圖檔。
- 你可以拖曳滑鼠來變更簽名的大小和位置。
這種方法的好處是，你只需要簽一次名、掃描一次即可。這樣一來，你就能一直在 Word 快速取得電子簽名，以便日後使用。缺點是這種簽名通常看起來不是特別專業。這是因為，除了簽名之外，你還一起拍了你簽名的紙張。所以，以圖像方式插入的簽名，從文件背景看起來幾乎都會很顯眼。許多簽名也會出現自然的彎曲和傾斜，簽名時往上或往下傾斜，且不拘泥於線條。採用這個選項會失去這種個人特色。這就是為什麼裁剪掃描簽名時需要一點技巧。
在 Word 剪下電子簽名
如果想把你的簽名與背景分開，你需要進行下列步驟。
- 將掃描後的簽名另存為 PNG 檔。
- 在 Word 開啟簽名圖檔。
- 在影像上按右鍵，然後選擇「設定圖片格式」(Format graphic)。
- 你會在「設定圖片格式」(Format Graphic) 功能下看到四個圖示。點選最右邊那個看起來有一顆太陽的山。
- 「重新著色」(Recolour) 會出現選項裡。
- 想要看不見背景，請選擇「黑白 - 50%」(black and white - 50%)。
如果你對繪圖程式有一定基礎，你還可以為裁剪後的簽名建立透明背景。這種情況下，你便可以採用下列設定，把簽名美觀地放在文本或橫線上。
- 用滑鼠標記簽名影像。
- 點選功能表列的「影像選項」(Image options) 欄位。
- 選擇「文繞圖」(text wrap) >「文字在後」(in front of text)。
- 現在，你可以拖曳滑鼠將簽名放置在橫線或文本上。
電子簽名的法律地位
對於電子形式的簽名來說，安全性與文件真實性尤為重要。畢竟在電子文件上偽造簽名太容易了。基本上，所有擁有你在任何文件上手寫簽名的人，都可以拍下簽名並以電子方式插入到 Word 文件。這就是為什麼會存在各種電子簽名安全級別的原因。最安全的是具備憑證的數位簽章。針對某些文件，你實際上需要這種簽章，才能讓簽名有效。至於其他文件，像是應徵工作或是取消訂閱的文件，在 Word 插入圖片建立數位簽名或是直接使用 Wacom 數位筆簽名就足夠了。Wacom 數位墨跡軟體的技術基礎是「Wacom 墨跡圖層語言」(Wacom Ink Layer Language, WILL)。透過這項技術，你的簽名便可以在各種裝置與應用程式上呈現，且具備生物精準度。
只以 PDF 格式分享文件
請確保你從不以 Word 格式分享你的電子簽名。如果沒有防寫保護，那麼含有你簽名的 Word 文件會過於容易遭人修改，而且可能會遭人濫用。因此，務必將文件另存為 PDF 檔。而且只以 PDF 格式分享。
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受惠於 13.3 吋螢幕自然的表面摩擦和極低的反光，Wacom One 能創造出紙筆般真實的書寫體驗。數位筆手感輕盈自然，其可在你選擇的軟體中化身為鉛筆、筆刷或粉筆，甚至還可以作為橡皮擦使用。簽署文件的理想選擇。裝置隨附創作用軟體，並可將其連接至你的 Mac 或 PC 以及特定 Android 裝置。
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